一般事務のキャリアアップって？キャリアチェンジにおすすめの仕事も紹介

現在一般事務として働いている、またはこれから一般事務の仕事を始めてみようと思っている方の場合、一般事務の仕事のキャリアパスが気になるでしょう。一般事務で身に付くスキルを正しく理解するとともに、キャリアチェンジしやすい職種についても把握しておきましょう。そこで今回は、一般事務の仕事内容やキャリアパスなどについて詳しく解説していきます。

一般事務の場合は、主にオフィスで事務作業を行います。なかでも、営業などの他職種のスタッフが業務に集中できるよう、もろもろの事務作業を一手に引き受けてサポートをするのが主な仕事内容です。具体的には、PCへのデータ入力や書類整理、電話対応、郵便物の仕分け、来客対応などの業務を担当します。ただし一般事務が担当する仕事内容の領域は、会社によって大きく異なります。会社の規模が小さい場合は、一般事務が人事労務や経理を兼任しているケースもあるので、求人に応募する前にしっかりと確認しておくことがポイントです。

一般事務の仕事を通して、さまざまなスキルが身に付くことが期待されます。一般事務はたった1人で完結する仕事ではありません。業務中は電話対応で外部の人とコミュニケーションをとったり、社内のスタッフから指示を受けたりすることも多いので、仕事を通しておのずとコミュニケーションスキルが身に付くことが期待されます。次に、PCのスキルが必要なのはいうまでもありません。一般事務の場合は、書類作成やデータ入力、メール対応などの作業はすべてパソコンを使って行うのが一般的です。あらゆる作業をスムーズに進めていくためには、ExcelやWordはある程度使えるようスキルを磨いておく必要があります。

また、言葉遣いや立ち振る舞いなど、基本的なビジネスマナーも、一般事務の仕事を経験すると身に付きます。一般事務の場合、来客対応や電話対応もしなければならないので、お客様や取引先に不快な思いをさせたり、迷惑をかけたりしないような対応をすることが欠かせません。加えて、分析スキルも必要です。会社によっては、一般事務の仕事のなかに見積書の作成や契約書の作成、確認などの業務が含まれていることがあります。自分が経験したことのない仕事であっても正確、かつスピーディーにこなす必要があるので、一般事務の仕事を続けていけば分析スキルも身に付くでしょう。

ほかに、スケジュール調整スキルも身に付きます。一般事務の場合、ほかのスタッフのスケジュールも把握したうえで、自分の業務を進めていくことが大切です。そのため、スケジュール管理をしっかりと行い、あらゆる業務がスムーズに進むよう配慮しなければなりません。

一般事務としてキャリアを磨きたい場合、どのようなことに気を付ければ良いでしょうか。例えば、ベンチャーなど比較的小さい規模の会社に転職して、より幅広い事務作業を経験してみるという方法は非常に効果的です。規模が小さい会社の場合は1人のスタッフが携わる業務の幅が広い傾向にあります。すると、コミュニケーションスキルやPCスキルをはじめとして、あらゆるスキルが向上して、事務全般を担える人材に成長する可能性が高いでしょう。

また、資格を取得して、自身の市場価値を上げるという方法もあります。具体的には、MOSや日商簿記、秘書検定などの資格にチャレンジしてみましょう。さらに、一般事務としてより必要とされる存在になりたいなら、会社全体のことが把握できるよう努力することも大切です。会社のスタッフとコミュニケーションを取り、ネットワークを張って情報が集まるようにしておけば、多くのスタッフから頼りにされる存在になります。

一般事務のスキルを活かせば、キャリアチェンジすることも十分可能です。ここからは、一般事務がキャリアチェンジしやすい職種を5点紹介します。

営業事務とは、営業スタッフのアシスタントに特化した事務職のことです。営業事務の場合、一般事務と仕事内容が似ているので、一般事務を経験して基本的なスキルを身に付けておけば、転職することは可能です。ただし、営業事務は商品の受発注業務や見積書・請求書の発行、顧客対応業務などを任されることが多いので、一般事務よりも社外の取引先とやり取りをする機会が増えるでしょう。営業事務を経験した場合、そこから営業や企画系の職種へとキャリアチェンジする方も多くいます。

英語が得意な方なら、貿易事務にキャリアチェンジするという選択肢もあります。貿易事務の場合、貿易書類の作成、英語でのメール対応・電話対応などが主な業務となります。そのため、貿易事務は英語力はもちろんのこと、物流関係の勉強も必要です。一般事務から貿易事務にキャリアチェンジするのであれば、貿易実務C級やTOEICを取得しておくと転職活動がスムーズに進む可能性があります。

経理は、企業のお金を管理するのが主な仕事です。業務中は記帳や集計、伝票の整理などを担当するので、数字を扱うのが苦でない方には適しています。経理の場合、簿記の取得や、会計ソフト、OA機器が使用できると業務中大変役立ちます。

一般事務の仕事で経験したことは、人事・労務・総務の職種でも役立ちます。人事は採用や人員配置などの人材関連の業務を主に行い、労務は勤怠管理や給与計算などの労務に関する管理を担当します。また、総務は受付や来客対応、備品の管理など、働く環境の整備をするのが主な仕事です。会社によっては、人事・労務・総務の仕事をひとくくりにしていることも多くあります。これらの職種にキャリアチェンジするのであれば、労働関係の法律などを勉強しておくと役に立つことがあります。

秘書は、企業の経営者や役員をサポートするのが仕事です。そのため、スケジュール管理力やコミュニケーション能力が重視されます。加えて、会社の経営層をサポートするため、マナーも厳しく求められます。秘書へのキャリアチェンジを希望している場合は、秘書検定を取得するなどして、スキルを身に付けておくと良いでしょう。

一般事務として仕事をしようか迷っている人のなかには、「自分に向いているか」という点で悩んでいる方もいるでしょう。ここからは、一般事務の仕事にはどのような方が向いているのかを紹介していきます。

一般事務は、女性に特に人気の仕事です。特に、残業続きやブラック労働は避けたいという方には、一般事務の仕事は適しています。一般事務であれば、忙しい時期でない限りは定時で帰宅することができるので、家族との時間や趣味の時間をしっかりと確保したい方には特に理想的な働き方といえるでしょう。

一般事務の仕事は肉体労働ではありません。体力のいる仕事や、強いプレッシャーにさらされるような精神的負荷の高い仕事を避けたいと考えている方は、一般事務を検討してみると良いでしょう。一般事務の仕事を始めた後も、もちろん仕事が思い通りに進まないなど嫌なことはあるかもしれません。しかし、心身を壊すような働き方をする心配はないでしょう。

一般事務の仕事には集中力が求められます。真面目な性格で集中力があり、決められた仕事を生活にコツコツとこなせる方は特に一般事務の仕事は向いています。また、このようなタイプの方は、会社からも歓迎されるといえるでしょう。

一般事務はサポート業務であるため、華やかな仕事ではありません。そのため、「仕事で目立ちたい」「リーダーとして人を引っ張っていきたい」というタイプの方にはあまり適していないのが実情です。一般事務に向いているのは、どちらかというと「裏方として陰ながらスタッフのサポートをしたい」という考えの方です。一般事務の仕事は、どれも会社にとってなくてはならない大事な役目ではありますが、目立つことはありません。裏方の役目を率先して引き受けてくれる人材は、企業にとってありがたい存在といえるでしょう。

ここまで一般事務の仕事内容について紹介してきました。一般事務にはPCスキルやスケジュールの調整スキルなどが求められますが、コミュニケーションスキルなども非常に重視されます。そこで、一般事務に興味を持っている方にあわせて検討して欲しいのが、製造業の仕事です。自動車や電化製品、日用品など、日常生活を送るうえで欠かせない物は製造業に従事する人が作っています。製造の仕事は、例えば工場で製品を作ったり、それを管理、チェックしたりするのが主な業務内容で、作っている製品によって細かく分類されます。

具体的には、「食品メーカー」「自動車メーカー」「医療機器メーカー」などのように分類されますが、作業工程が似ているなどのことは共通している点といえるでしょう。また、製造の仕事に関しては決まった時間に休憩があり、終業時間もきちんとしているケースがほとんどです。そのため、長時間勤務になったり、残業が続いたりするなどの働き方は事前に防ぐことができます。リーダーシップを発揮する仕事が苦手な方や、裏方としてコツコツと真面目に働きたい方にとって、製造の仕事はとても相性が良い仕事といえるでしょう。

さらに、製造業の場合、作っている物によって従業員の男女比も変わってきます。具体的に、自動車メーカーは男性が多く、日用品メーカーになると女性のほうが多い傾向にあります。「ものづくりの現場で働いてみたい」「ワークライフバランスを重視したい」という理想や希望などが場合も、製造の仕事は適しているといえるでしょう。集中力に自信がある方や、協調性がある方は、興味のある分野で製造の仕事にチャレンジしてみましょう。

製造業で働くなら、まずは「期間工」という形でのスタートでしょう。求人探しには、求人専門の情報サイトを利用するのがオススメです。株式会社アウトソーシングで仕事を見つけて仲介してもらうと、入社祝い金などのキャンペーンや手厚いサポートなども受けることができます。大手メーカーの期間工・期間従業員専門の求人専門情報サイト「期間工.jp」で、どんな求人があるのかチェックしてみてはいかがでしょうか。

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