派遣会社・担当者への電話対応 電話のマナーやシーン別の電話対応を紹介

派遣会社に登録をしていると、仕事の紹介などで電話がかかってくることがめずらしくありません。また、自分から電話をかけることもあるでしょう。そんなときには、どのように対応すればよいのでしょうか。マナー違反をしてしまうと、今後の仕事に影響が出ないかと不安になることもあるでしょう。そこで、派遣会社や担当者への電話対応のマナーをシーン別に紹介します。

派遣会社の担当者からかかってくる電話の内容は、仕事の紹介または現状確認です。紹介したい仕事があったときや、登録者の現状を更新するために電話をかけてくるケースがほとんどでしょう。電話がかかってきたときには丁寧に受け答えをし、最後に「失礼します」といって電話を切ります。電話に出られなかった場合には、折り返し連絡をしましょう。担当者が「再度ご連絡いたします」とメッセージを残していても、こちらから連絡するのがマナーです。

電話のかけ方と受け方を知っていると、派遣会社からの電話でも落ち着いて対応ができます。電話をかけるときには、まず氏名と自分が登録者だという点を伝えましょう。派遣会社にはさまざまな業種の人から電話がかかってきますので、どのような人物からの電話かがわかると対応しやすくなります。「派遣スタッフの〇〇と申します。登録番号は△△です」などというとわかりやすいでしょう。登録先の支店名がある場合や、現在働いている派遣先の企業があれば、その旨も伝えるとスムーズです。

電話ではあいさつも忘れないようにします。形式通りのあいさつではなく「いつもお世話になりありがとうございます」といった短いもので問題ありません。また、経緯を長々と説明するのではなく、結論を先に述べるようにします。たとえば「○○になりましたが、～としてもよろしいでしょうか」などです。結論を明確にすると話の内容を把握してもらいやすいでしょう。待たせてしまったと感じるときには「お待たせいたしました」の一言を添えるのを忘れないようにしましょう。さらに、伝えられた用件は復唱し、ポイントを確認しておきます。

電話対応には事前の準備も必要です。派遣会社からの電話がかかってくるときには、仕事を紹介してもらえる可能性が高いでしょう。そのため、手元にメモ帳と筆記用具を用意しておきます。また、自分の予定が確認できるスケジュール帳もあると便利です。自分から電話をかける際には、登録番号を伝えるとスムーズですので、登録番号が分かるようにしておきましょう。

電話対応で失礼にあたらないためには、ポイントをおさえることが大切です。まず、会話が終わってもすぐに電話を切ってはいけません。一呼吸おいてから切るのがマナーだと考えましょう。そうすることで、もし相手が何かを伝え忘れていた場合でも対応が可能です。受話器はそっと静かに置くのも重要でしょう。乱暴に切ってしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

派遣会社や担当者からの電話には必ず出ることも大切です。すでに仕事が決まっていても、無視するのはマナー違反だと言えます。仕事が決まった旨を伝えるためにも、電話に出るようにしましょう。派遣先からの不在着信があり、電話が苦手だからとメールで対応するのも失礼にあたりますので注意が必要です。

派遣会社への電話対応は、シーンごとに異なります。求人にエントリーするときと電話で仕事を紹介してもらったときでは、添える一言も違ってくるでしょう。ここからは、派遣会社との電話対応をシーンごとに解説します。

派遣会社の求人にエントリーの電話をかけるときには、はじめにあいさつをして氏名と登録番号を伝えます。必ずフルネームを名乗り、登録番号もはっきりと伝えることが大切です。さらに、求人にエントリーしたい旨とともに、求人番号も伝えましょう。派遣会社では何万件もの求人を扱っていますので、求人の内容だけではわかりにくいと言えます。求人番号がわかればどの求人であるかがすぐに検索できますので、求人番号をメモしてから電話をかけることが大切です。求人にエントリーするときには「お世話になっております。派遣スタッフの○○と申します。登録番号は△△です。求人番号××に応募させていただきたくご連絡いたしました。」などと伝えるとよいでしょう。

派遣会社から電話がかかり、仕事の紹介を受けたときでも、あいさつと氏名を伝えるのを忘れないようにしましょう。手元にスケジュール帳を用意して電話に出ると、予定の確認がスムーズです。しかし、紹介を受けた仕事が自分の求めているものと違う場合もあるでしょう。そういったときには、希望している条件以外の仕事は受けられない旨をはっきりと伝えることが大切です。

ただし、受けられないと断るだけではなく、希望の条件を再度提示しておくのがよいでしょう。「お仕事を紹介いただいて恐縮ですが、○○という条件を希望しておりますので、次回からはそういったお仕事をご紹介いただけますでしょうか」などと伝えます。そうすることで、派遣会社もどのような仕事を提案するべきかがわかり、丁寧な印象を与えるでしょう。

派遣会社からの仕事紹介の電話が多すぎるときには、連絡をメールのみに切り替えてもらうことも可能です。ただし、電話での対応を面倒に感じているといった印象を与える可能性があるため、謙虚な姿勢でお願いするようにしましょう。「たくさんのお仕事をご紹介いただいていますので、条件を見てしっかりと判断したいと考えています。今後はメールでお仕事の情報を送っていただけますでしょうか」などと伝えます。

電話に出そびれてしまい、派遣会社の担当者に折り返すときには、ひとこと詫びてから本題に入るのがマナーです。急ぎの内容や、ほかの登録者にも同じ仕事の提案をしている可能性もありますので、できるだけ早く折り返します。ただ、通話料を気にする人もいるでしょう。派遣会社の多くは「0120」で始まる番号で電話をかけてきます。これはフリーコールですので、折り返しても通話料はかかりません。折り返す際には「〇〇と申します。登録番号は△△です。先ほどはお電話をいただいたのに出ることができず、失礼いたしました」と切り出すと相手に不快感を与えません。

仕事を休むときには、実際に働いている派遣先企業だけでなく派遣会社へも連絡をします。派遣スタッフの雇用主は派遣会社ですので、派遣会社に休む旨の連絡をする必要があるでしょう。ただ、派遣先企業へと連絡し、休みの許可をもらってから派遣会社に電話をする流れで進めます。「おはようございます。□□社で派遣スタッフとして仕事をしている○○と申します。登録番号は△△で。昨夜から熱が下がりませんので、本日はお休みさせていただきます。先ほど、派遣先の□□課長にもお休みの連絡をし、許可をいただいております。ご迷惑をおかけして申し訳ございません」など、休みの理由と派遣先企業からの許可があること、さらに休みを詫びる旨を伝えるのがベターです。

派遣先でのトラブルなど、仕事に関する相談は派遣会社の営業担当者に伝えます。派遣会社の営業担当者というのは、派遣スタッフが派遣先で問題なく働けるようにサポートをしてくれる存在です。したがって、派遣先での人間関係や契約上のトラブルに見舞われた場合でも安心でしょう。さらに、キャリアアップに関しても相談が可能です。

これらのような仕事に関する相談をするときにも、あいさつをしてから氏名と登録番号を伝えます。そのうえで、営業担当者に相談をしたいという旨を伝えましょう。「お世話になっております。派遣スタッフの○○と申します。登録番号は△△です。この度は、キャリアアップについて相談したくお電話いたしました。大変お手数ですが、営業担当の方につないでいただけますでしょうか」などと伝えます。

派遣会社の担当者から電話があっても、勤務中などの場合には出られないことがあるでしょう。着信が残されている、または留守電にメッセージが入っているという場合にはすぐに折り返すようにします。このとき、仕事に関する内容である可能性が高いことから、筆記用具やメモ、スケジュール帳などを手元に用意しておくのがよいでしょう。折り返しの電話をするときには、派遣会社に折り返すのか、担当者にかけるのかによって話す内容が異なります。派遣会社に折り返す場合には、誰から電話があって折り返しているのかを明確にしておきましょう。先ほど電話があったという事実だけでは伝わりにくいため、電話をかけてきた相手の名前を伝えることが大切です。

例を挙げると「お世話になっております。派遣スタッフの○○と申します。登録番号は△△です。×時ごろに□□さまよりお電話をいただきましたので、折り返しお電話をさせていただきました」となります。担当者に直接折り返す際には、電話に出られなかったことをひとこと詫びるのがベターです。「お世話になっております。派遣スタッフの○○と申します。登録番号は△△です。先ほどは電話に出られずに申し訳ありません。留守電にメッセージをいただいていましたのでご連絡させていただきました」と伝えましょう。

派遣先に電話をしても担当者が不在という場合もあるでしょう。このケースでは、戻りの時間を確認たうえで改めてかけ直すのがマナーです。担当者に伝えたいことがあって自分から電話をかけたのですから、相手にかけ直させるのは失礼にあたるでしょう。しかし、電話で対応した人が折り返しを提案した場合には、お願いしても問題はありません。ただし、折り返しの提案に対するお礼は忘れないようにしましょう。さらに、自分の氏名と電話番号、電話に出られる時間帯も伝えておきます。

相手が不在とわかれば「では、改めてこちらよりお電話させていただきます。□□さまはいつ頃お戻りになられますか」などとしましょう。折り返しの提案をもらった際には「ありがとうございます。○○と申します。登録番号は△△です。勤務が終わった□時過ぎでしたら電話に出られます。××さまにもよろしくお伝えください」などといいます。

派遣会社に電話をかける際や、派遣会社からの電話を受けるときにはいくつかのマナーを知っておくのが大切です。あいさつをし、氏名と登録番号を伝えるのは基本ですので覚えておくとよいでしょう。また、相手からの電話にはすぐに折り返すようにします。これらのルールを知っておくと、電話での対応に不安がありません。今回覚えた電話の方法を活かし、はたらくヨロコビ.com（https://www.894651.com/）で派遣社員の求人を探してみてはいかがでしょうか。