一般事務・データ入力はどんな人がむいている？正社員にはなれる？

求人広告でデータ入力やデータ入力を含む一般事務などの職種に興味を持つ人も多いでしょう。パソコンが使えるので応募してみたいとは思っても、はたしてデータ入力が自分に向いているのか、また、正社員として採用されるのかなどの不安があり、ためらう人もいるかもしれません。データ入力とはいっても、業務によって内容はさまざまです。そこで、データ入力の特徴や給与相場、どんな人に向いているかなどについて紹介します。

事務作業での募集の場合、職種や仕事内容が「一般事務」や「データ入力」などで掲載されていることがあります。どちらも同じものと思っていると、採用の面接で業務内容の説明をされた際に、自分がイメージしていた内容と違うことがあるため注意が必要です。

特に、一般事務は企業や部署によっても業務内容の差が著しく、データ入力がメインの場合や、電話応対や窓口業務など幅広く多彩な仕事をこなす場合、営業や顧客対応まで行う場合など、多岐にわたることがあります。文書作成やコピーを頼まれたり、文書ファイリングや備品管理、お茶出しや上司の秘書的業務など、会社により業務内容が大きく異なるのが一般事務といえるかもしれません。仕事内容がわからないときは、求人内容について問い合わせたり、採用面接などで説明を求めたりする必要があります。

事務的業務の場合、通常は業務内容によって経理事務、営業事務、貿易事務などの部署に細かく分かれている会社なら、一般事務としての仕事内容は、特に専門的知識を必要とすることはない業務が多い傾向にあります。一般事務の仕事内容に、データ入力とあれば、事務業務の仕事の一環として、パソコン入力を任されることがあります。一日の労働時間の中でどの程度の時間をデータ入力に費やすのかは、職場によっても、個人のスキルによっても異なるでしょう。単にメールの返信だけということもありますし、社内外のビジネス文書を一手に引き受けることもあります。

また、伝票の手書きの文字を読み取り、数値やカタカナ、英数字混じりのコードなどを入力したり、顧客台帳などの氏名や住所などの漢字入力をしたりする作業もデータ入力の仕事のひとつです。それらは、あらかじめ決められたフォームの中に延々とデータを入力することになります。そのため、レイアウトや関数、マクロなどの技能は必要ありません。未経験者でも取り組みやすい業務といえます。

一方、データ入力を含む一般事務などのような記載があれば、「簡単なパソコン操作を含む」「WordやExcelの基本的操作」などと説明があることが多くなっています。このような場合は、基本的なパソコンの操作やアプリケーションソフトの使い方をひととおり身につけていれば問題ありません。さらに、ビジネス文書の書式に関する知識やビジネスマナーを求められることもあるでしょう。

一方、募集職種が「データ入力」となっている場合は、データ入力をメインとする業務であることがほとんどです。会社によっては、来客対応やお茶出し、電話対応などもあるかもしれませんが、それ以外はほとんどパソコンに向かってデータ入力をすることになります。Excelや会社が使用するシステムやソフトを使って、顧客データや売上データなどを入力します。入力作業が多い職種の募集は、ブラインドタッチが必須であることがほとんどです。前述したように、手書きの文字を読み取って山のような書類をただひたすら入力することもあります。この場合、文書作成を任され体裁を整えて美しく仕上げるという仕事よりは、文字を入力することがメインであると考えると良いでしょう。そのため、入力さえできれば何とかなる仕事でもあります。

募集職種が、入力オペレーター、データエントリー、キーパンチャーとなっている場合は、さらに、入力スピードが求められることが多くなります。未経験者でも可としているところは、スピードは不問の場合もありますが、せめてブラインドタッチは習得しておきたいものです。使用機種は、パソコンとは異なる電算システムのマシンに、大量の伝票や書類などを見て、カナや数字を正確に入力していく作業です。

他に、電話業務とともに行うデータ入力として、コールセンターやカスタマーサポートセンターなどで、顧客と会話しながら入力を行うこともあります。問い合わせや受発注業務の内容を入力する業務です。

事務系の職種での正社員の求人募集は一年を通して比較的多く見られます。ただし、その中には、会計事務、経理事務、貿易事務、医療事務など、専門的な事務も含まれています。一般事務に絞ると数は減り、中には年齢制限がある募集も見られますが、正社員の募集がないわけではありません。正社員で一般事務を中途採用する場合は中小企業が多く、事務員の人数も少ないため、幅広い職務を任される可能性があります。

独立行政法人労働政策研究・研修機構の賃金構造基本統計調査によると、2015年度の女性のワープロオペレーターの年収は224万円、キーパンチャーは200万円、電子計算機オペレーターが208万円となっています。いずれも、データ入力が主な職種です。一般事務でありながら仕事内容がデータ入力が主な場合は、正社員よりも派遣のほうが求人は多い傾向にあります。派遣でのデータ入力の平均時給は約1400円となりますが、作業内容やキャリア、職務能力などによっても異なります。

データ入力は、第一に正確性が求められる作業です。ただし、最初はゆっくりしか入力できなくても、ある程度のスピードは必要です。この辺は慣れればブラインドタッチができるようになりますし、スピードもアップします。正確性と入力スピードを高めるのに最も重要なのが集中力。入力作業が長時間に及ぶときは、集中状態を保ってコンスタントに処理できる持久力も必要です。データ入力は、1人でコツコツと作業に取り組むのが好きで、集中力や持久力、根気がある人に向いている仕事といえます。

データ入力は、1人でもくもくと取り組む作業と思われがちですが、職種によっては、さまざまな種類の書類のデータを入力することがあります。その都度、決められた入力ルールに沿って処理することになるため、疑問点などは直接の上司などの管理者に質問してルールを把握した上で進めなければなりません。そのための最低限のコミュニケーション能力などは必須になります。また、上司や顧客対応の際の言葉づかいや対応などのビジネスマナーも身につけておきましょう。

データ入力は、初心者歓迎の場合もありますが、それでも、基礎的なパソコンスキルは必須です。この時代、会社でパソコンの使い方を基礎から教えることはまずありません。ワードやエクセルの基本的な使い方を知っていれば有利です。機能をどれだけ理解して仕事に活かすことができるかを客観的に判断できるのが、Microsoft社のMOS検定です。スペシャリストレベルを取得していれば、給与面でも優遇されることがあります。入力スピードに自信があれば、キータッチ2000やスピード認定試験、タイピング技能検定などの資格があれば即戦力としてアピールができるでしょう。

女性は、データ入力のスキルを身につけておくと後々役立つことが多くあります。データ入力は、一般事務だけでなく、経理事務や営業事務などさまざまな職種に必要なスキルです。入力スピードが速ければそれだけ生産性がアップし、入力技能の資格を取ればさらに時給がアップ。業務の幅を広げることにもつながります。それにより、アルバイトやパートだけでなく、派遣会社に登録して高時給の仕事を紹介してもらうことも可能です。

また、データ入力はさまざまな雇用形態があり、インターネットを利用した在宅ワークが可能な仕事でもあります。在宅ワークなら、通勤することなく時間に融通が利きやすい働き方です。女性は結婚や夫の転勤、出産や育児などでライフスタイルが変わることも多いですが、データ入力の仕事であれば自宅で仕事を続けることも可能です。

データ入力の仕事のメリットとデメリットについて紹介します。

データ入力を続けることにより、確実に入力スピードがアップします。ブラインドタッチも身につけられ、書類、画面、手元などを繰り返し見ることもなくなるため疲労の軽減にもつながります。ワードやエクセルを使う作業なら、基本機能だけでなく一歩踏み込んだ高度な技能を習得することもできるでしょう。より効率的な入力や自動集計、見栄えのするレイアウトなども簡単にこなせるようになります。

データ入力を含む一般事務や、未経験者可やブラインドタッチを必須としない募集なら、入力スピードは求められていないと判断できます。ブラインドタッチや入力スピードアップは入社後から習得すればよいという安心感があり、未経験でも応募しやすいでしょう。データ入力は座ってする作業がメインになるため、立ち仕事に比べれば腰や足に負担をかけずに仕事ができるのもメリットです。

データ入力専門会社などでは取引先への納期があるため、期日までに入力が終わらない場合は残業になることも考えられます。また、在宅ワーカーとして作業量を自己申告する場合は、何が何でもノルマをこなす覚悟が必要です。データ入力がメインの場合は、就業中は休憩時間を除いてずっと入力作業を続けることになります。扱うデータによっては、ずっとテンキーで数字だけを入力することもあります。そのような地道な作業を苦痛に感じることもあるでしょう。

また、集中力が途切れて入力ミスをすることもあるかもしれません。人間ですので、入力ミスをしてもその後見直して修正すれば良いのですが、ミスを見逃したまま印刷したり、取引先に納品したりするのでは会社の信用問題にも関わります。スピードとともに、正確性も求められる業務です。特にデータ入力専門会社などでは正確性が問われるため、同じ内容のデータを最低2人で入力しミスの発見に努めます。あまりにミスが多いと、給料も上がらず高度な業務も任せてもらえないということにもなってしまいます。

データ入力の仕事は長期的に見て女性に向いている仕事です。正社員だけに限らず、ライフスタイルの変化によって、アルバイトやパートなど扶養控除内での時短勤務や、テレワークなどの在宅勤務も可能になるからです。それまでのキャリアや取得した資格などを活かせば、給与アップも期待できます。動画や音声の文字データ化など、仕事の幅を広げることも出来ます。自分に合ったデータ入力の仕事を探してみましょう。

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