一般事務の職務経歴書は何を書く？経験者・未経験者に分けて解説

事務職から一般事務への転職を図る場合には、どのような職務経歴書を書いたらいいか迷う人もいるかもしれません。また、全く違う職種から一般事務への転職を考える場合も、同様の疑問を抱く人もいるでしょう。そこで、この記事では一般事務への転職をする際、どのような内容が好ましいのか、採用されやすい職務経歴書の書き方やポイントについて解説していきます。

一般事務とは、書類作成や業務に必要な資料のまとめなどが主で、パソコンを使う業務が多いことからOA事務と同じカテゴリーで扱われやすい仕事です。ほかには、来客や電話応対をはじめ、会社に関わる外部の人とやりとりをすることもあります。そもそも事務とは、ほかの社員が仕事をしやすいようにサポートをするのが役割といっていいでしょう。事務職といっても営業事務や経理事務、人事事務や総務事務などさまざまですが、事務職はその部署のサポートを行うのが主な仕事です。

たとえば、営業事務なら見積書や請求書の作成に受発注業務まで行うこともあります。また、経理事務や人事事務であれば、会計や労務に関する法律などの専門知識が求められます。ただし、どこまでを事務の仕事として行うか、定義は会社によって分かれるため、転職の際は求人内容をしっかり確認したほうがいいでしょう。

前述したように、ほかの社員がスムーズに仕事ができるようサポートを行うのが事務の仕事です。そのため、一般事務には高いコミュニティ能力が求められます。仕事を円滑に進めていくには、ほかの社員と良好な関係を作れなければなりません。ほかの社員が何を必要としているか察知できる気配りも必要ですし、臨機応変に仕事をこなしていく能力も必要です。もちろん、電話応対や接客に欠かすことができないビジネマナーも求められます。事務作業を迅速で正確にこなしながら、常に業務全体を把握して管理ができる能力も大切です。

一般事務として応募をする場合、どのような職務経歴書が必要なのか気になる人は多いでしょう。ここでは、そもそも職務経歴書とは何なのか、一般事務の場合はどのような内容を書いたらいいのか説明していきます。

職務経歴書とは、これまで自分がどのような仕事を経験し、スキルを持っているかをまとめたものです。職務経歴書には、職務要約に職務経歴、そして資格やスキル、自己PRなどを盛り込みます。これらの内容を時系列にしてまとめていくのが一般的で、具体的には入社から退職までの年月日、在籍した勤務先と部署といった内容を書いていきます。そして、そこでどのような業務を行ってきたか、さらに、業務を通して何を習得できたか、どのような実績をあげたかという内容が必要です。

通常はこのような流れでまとめていきますが、職務経歴書には決まった書き方があるわけではありません。自分で作成してもいいですし、ネット上にあるテンプレートから好きなタイプを選んで使うのもいいでしょう。ただし、応募先に合わせた内容にしておく必要があります。また、プリントサイズはA4サイズが一般的で、1〜2枚のあいだで作成します。

事務職で職務経歴書を用意する際は、さきほど説明した内容を参考に、事務職に求められる内容を盛り込むことが大切です。そのためには、事務職の資質が自分にあることが伝わるような経験や実績を盛り込みましょう。もちろん、ただ経験があるというだけでなく、実際に結果が出ていることや評価を受けていることが重要です。もしも、それまでの職務経歴のなかで事務職の経験がない場合であっても「資質がある」と感じられる経験を書くことがポイントです。

ここからは、事務職を経験してきた人が、一般事務を目指す場合に押さえておきたい職務経歴書の書き方について見ていきましょう。

どのような業務を経験したか、そこでどのようなスキルを身につけてきたかを伝えることは、職務経歴書の中で最も重要なことと言えます。しっかりアピールするには、業務内容だけでなく具体的な数字を入れてまとめましょう。たとえば、単純に配置された部署名や事業所名を入れるのではなく、何名の部署を何名の事務で業務を行ってきたかといった数字を入れると具体的にイメージしやすくなります。スキルについても同じです。たとえば、ExcelやWordのスキルについては、ただ「経験がある」という表現だけではなく、具体的にどのような操作が可能なのかを添えるといいでしょう。

さらに、自分がマスターしている操作でどのような書類を作成してきたか、どのような業務をこなしていたかを書くことがポイントです。事務経験があることをアピールするのも重要ですが、そのうえで新しい業務について学びたいという謙虚な姿勢も持っていることを積極的に伝えると、印象をよくすることができます。

事務職に求められるのは、仕事の量とスピード感、そして手際良く業務を処理していく能力です。そのために必要な資格やパソコンスキルについて、きちんと明記しておきましょう。ただし、資格がなくても心配することはありません。事務に欠かすことができないツールやソフトをどれくらい使えるのか、どのような操作ができるのかを明記するだけでも十分自己アピールになります。その際、一見事務に必要ないと感じるソフトであっても、使えるなら書いておいたほうがいいでしょう。

必ず内定がもらえるということではありませんが、応募先にとって「事務に活かせるさまざまなスキルを持っている」とアピールできることが重要なのです。さらに、それまでの業務で工夫し、効率化が図れた実績について伝えれば、向上心についてアピールすることができます。そして、事務職に大切な素質のひとつはコミュニケーション能力です。社内のさまざまな人と円滑にやりとりができ、調整力がわかるようなエピソードがあれば書いておきましょう。

前職では営業事務として5年間勤務してきました。直接お客さまに会うことはありませんが、電話を通してさまざまな事情に寄り添い、業務を円滑にするためのお手伝いができたことは大きな喜びです。また、自分なりにお客さまのことを考え、提案書を作成することで喜んでもらえた経験は自分の中で大切な財産になっています。前職では住宅販売の営業事務でしたが、その経験を今度は違う形で活かしたいと思い応募しました。少しでも早く業務を覚え、これまでの経験やスキルを活かしながら会社の業績アップに貢献したいと思っています。

ここからは、接客や営業など、事務職未経験者が一般事務へと転職を図る際の職務経歴書の書き方について見ていきましょう。

事務職に欠かせないのはパソコンスキルです。ですから、まずパソコンがどれくらい使えるのかを明確にしておきましょう。もしも転職に向けて勉強中であれば、その旨をわかりやすく明記してアピールすることがポイントです。仕事は、どのような内容であっても、自分の大切な経験です。事務職には全く関係がないように見える業務であっても、経験しているなら必ず書いておきましょう。経験やスキルについて「使える」と判断するのは応募先です。必要ないと自分で判断して省いてしまっては、損をする場合もあります。

そして、事務職に求められるのは、さまざまな社員と円滑にコミュニケーションがとれることです。電話応対なども含め、基本的なビジネスマナーを身につけていると感じてもらえるようなエピソードやスキルは積極的に書くことを忘れてはいけません。

自己PRでアピールするのは、仕事に対する熱意と意欲です。応募先企業に就職した場合、事務の仕事を通してどのような部分で貢献したいのかをアピールしましょう。それを上手に伝えるためには、たとえ違う業種であっても、その仕事で得た経験からどのようなスキルが身についているか、そしてどのような業務に役立てられるかをきちんと伝えることです。

前職では営業を経験しています。外に出ているぶん、社内でサポートをしてくれた事務の重要さは十分感じており、実際に助けられた部分もたくさんあります。また、直接お客さまに接してきた経験から、どのようなサポートがあれば仕事を充実させることができるか理解できているのは大きな強みです。実際に、外回りではなかなか用意できない資料をメールで送ってもらうことで、お客さまにその場で必要な提案ができ、すぐに契約につながったという経験もしています。これらの経験をもとに、御社での業務を一日も早く覚え、事業の成長に貢献したいと思い、応募いたしました。

転職を考える際、その仕事に必要な資格やスキルを調べたり、職務経歴書や履歴書の書き方を調べたりしているうちに、その仕事でいいのかどうか迷うこともあるかもしれません。また、はじめは興味を持っていても、あらためて業務の特性について確認することで、自分にできるかどうか心配になる人もいます。一般事務はさまざまな業務に必要であり、やりがいを感じやすい仕事です。しかし、はじめは希望したものの、どこか納得いかないときや心に引っかかりを感じたときには、違う仕事を視野に入れるのもいいでしょう。

たとえば、専門知識を身につけたいのであれば経理や人事・労務などの仕事もあります。サポートをすることに徹したいのであれば、秘書を選択することも可能です。また、密度の濃い人間関係が苦手な人や、長期にわたって同じ仕事に就くのが苦手な場合には工場や倉庫での軽作業や期間工など単発の仕事もあります。男性の場合、女性が多い職場に馴染めないという人も単発の仕事を選ぶといいかもしれません。

転職活動は、どのような仕事が自分に向いているか考えるために、それまでの経験やスキルを振り返り、これから先のことを考えるよい機会になります。職務経歴書を書くことで、そのきっかけにすることができます。職務経歴書の作成を通して、今の自分自身を改めて見つめ直し、今後自分がどのようにしたいかを考えながら、納得できる転職を実現させましょう。

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