補助が醍醐味!一般事務の魅力とは

一般事務という仕事に対して、おそらく「表舞台では活躍できない地味な仕事」という地味な印象を抱いている人も多いかもしれません。しかし、一般事務は、実は企業の経営や成長に欠かせない重要な存在なのです。そこで、この記事では一般事務が実際にどのような性格の仕事なのかについて、その業務内容からメリットまでを徹底解説していきます。

「一般事務」とは、事務職のなかでも最も基本的な業務を行う仕事の総称です。資料整理や電話・メール対応などが業務の多くを占めるため、基本的には簡単なデスクワークになります。企業によっては、備品の発注や管理、オフィスの簡単な清掃などを担当することもあります。一般事務の仕事を始めるに当たっては特別な資格やスキルが必要ないので、未経験者でも挑戦しやすい仕事です。また、残業が少なく定時で帰宅できることも多いことから人気の仕事と言えるでしょう。

一般事務の具体的な仕事内容としては、まず会社の議事録、請求書などの書類全般作成業務があります。これらは、基本的にはゼロから自分で工夫して作成しなければならないということはなく、テンプレートに従って作成することがほとんどです。作成した資料を保管しやすいようにファイリングして整理する業務も含まれます。次に、データ入力があります。これは、主に会社の売上や在庫数、顧客情報といった各種データをパソコンに入力していく業務です。データ入力は、作業自体はシンプルですが少しでも数字を間違えると全体のデータに影響してしまうため、正確性を求められます。

また、電話・メール対応や来客対応も一般事務の代表的な業務です。担当者宛てに会社にかかってきた電話を取り次いだり、訪問客を案内したりするなどが主な仕事内容となります。電話やメールで他部署の人や社外の人と連絡を取り合い、スケジュールなどを調整する業務を任されることもあります。会社外部の人にとっての窓口となる業務なので、一般事務職員が会社の顔となると言っても過言ではないでしょう。

一般事務業務に従事するに当たっては、特別なスキルや専門的な資格が必要となるわけではありません。もっとも、デスクワークにおける基本的なスキルやマナーは押さえておくと仕事がやりやすいでしょう。まず、一般事務は資料作成やデータ入力などがメインの仕事となるため、基本的なWordやExcelといったパソコンソフトのスキルが求められます。プログラムを作成するほどのレベルは必要ありませんが、基本的な文字入力や計算はあらかじめできるようにしておくとよいでしょう。

また、一般事務はデスクワークが中心である一方で、社内外を問わずさまざまな人と関わることも多いため、コミュニケーションスキルも求められます。特別な話術が必要なわけではなく、誰とでも感じよく笑顔で話せるくらいのコミュニケーションスキルがあれば、業務を円滑に進めるのに役立つでしょう。電話対応や来客の応対などもメインの大事な業務であり、企業の顔となる機会も多くなります。よって、相手に好印象を与えられるよう、言葉遣いなどの基本的なビジネスマナーも必要です。

一般事務の給料は、年収ベースで平均250～350万円くらいです。特別なスキルや資格を要しないため、ほかの業種に比べると年収額は低くなっています。もっとも、多くの企業では年齢や就業年数とともに少しずつ上がっていく傾向にあります。一般事務で給料を上げたいなら、パソコンの資格を取ったり英文事務もこなせるようにしたりなど、スキル面の上達を心がけることが必要です。

ここでは、一般事務職として働くとどのようなメリットがあるのかについて紹介します。

基本的に、一般事務の仕事は高度な技術や専門的な知識を求められる仕事内容ではありません。そのため、未経験でも挑戦しやすいことがメリットでしょう。また、仕事内容もシンプルなものが多く覚えるのに苦労したり難しかったりということがほとんどありません。マニュアルに従えばすぐに慣れる仕事内容であることが多いです。したがって、未経験でも早いうちから活躍できるチャンスに恵まれていると言えるでしょう。

一般事務の仕事はルーチンワークであることが多いので、毎日違った内容の業務をしなければならなかったり、突発的な仕事が飛び込んできたりするようなことはあまりありません。そのため、残業はほとんどなく、あったとしても少量なので、基本的には定時で帰ることが可能です。よって、プライベートの時間との両立がしやすい業種と言えるでしょう。家事や育児と両立したり、家族と過ごす時間を大切にしたりなど、ワークライフバランスの安定を図りやすいです。

一般事務の業務を一通り経験しておくと、パソコンソフトの基本的な操作方法やビジネスマナーなど、社会人として押さえておくべきスキルを自然と身につけることができます。また、資料作成やデータ入力、電話や来客対応といった業務は、ほかの業種にとっても必要です。さらに、これらのスキルは、自分一人で本を読みながら学ぼうとしてもなかなか身につきづらく、実地経験により習得できるタイプのものです。一般事務の仕事を経験するだけで、すべての業種に共通するスキルが身につけられると言えるでしょう。一般事務で得られたスキルは、ほかの企業や業種に転職する際に自身のキャリアとして大いに活かせるのです。

ここでは、一般事務職ではどのようなデメリットがあるのかについて、例を挙げながら紹介していきます。

一般事務の仕事は、その多くがルーチンワークです。したがって、日々の業務に仕事を求めたい人や、毎日同じような仕事をこなすことに苦痛を感じるタイプの人にとっては、ルーチンである点がデメリットかもしれません。もっとも、ルーチンワークは慣れれば未経験でもすぐにスキルアップできるため、デメリットばかりではなくメリットとしてとらえることもできます。毎日似たような仕事で飽きてしまうという場合は、WordやExcelなどの新しい機能を覚えてみたり、それらの機能を使ってさらに見やすい資料を作成してみたりなど、工夫しながら仕事をするとやりがいを感じやすくなるでしょう。

一般事務の業務は、特別専門的な技術や高度な知識が必要なわけではないので、誰にでも挑戦しやすい仕事です。そのため、難しい仕事に挑戦しながらステップアップを目指したいという人や、専門的な資格や知識を活かして働きたいといったタイプの人には物足りなく感じるかもしれません。資料作成や整理、電話や来客対応といった一般事務の業務は、基本的にあまり目立たず「縁の下の力持ち」といわれるような仕事が多いです。よって、頑張って仕事をしても、あまり表立って評価されにくいことも多いでしょう。

このことから、人をサポートする裏方の仕事にあまり魅力を感じないタイプの人にはつまらなく感じてしまうかもしれません。また、デザインなどクリエイティブな仕事がしたいと考えている人にとっても、具体的な成果の見えづらい一般事務の仕事は物足りないと感じるでしょう。

一般事務業務に向いている人とはどのようなタイプの人物かについて、その特徴を紹介していきます。

自分が第一線に立って成果を上げるのではなく、表立って活躍する人のサポートがしたいと考えるタイプの人は、一般事務の仕事が向いているでしょう。一般事務の仕事は、そのほとんどが目立たないところで従業員の仕事を補助するのが基本的な仕事です。したがって、誰かを支えたり、縁の下の力持ち的なポジションで仕事をこなしたりするのが好きな人なら、一般事務にやりがいを感じられるでしょう。また、自分がサポートした相手が成功する姿を見て喜びを感じるというタイプの人にも向いています。

議事録や請求書といった書類の作成や、売上金などのデータ入力といった一般事務の仕事は、企業の業績に直接大きく関わる仕事ではないかもしれません。しかし、一般事務職員が作成した文書や打ち込んだデータにほんの少しでもズレがあると、それらを基にそのほかの業務が遂行されてしまい、大きな損害となってしまう危険性もあります。また、一般事務職員が取引先など社外宛に作成した文書によって、企業のイメージが作られてしまう可能性も否めません。

これらのことから、一般事務の仕事は業績に直接的に関係はしないものの、十分に重要な役割を担っているのです。したがって、一般事務業務には、きちんと正確に仕事をこなせる人が向いていると言えるでしょう。また、同じ作業を長時間コツコツ続けてできる人も向いています。

一般事務の仕事はデスクワークが基本ですが、そうは言っても机にかじりついて黙々と作業するばかりでなく、社内外のいろいろな人とコミュニケーションを取ることも多い仕事です。電話対応や来客の案内の際には、明るく話せているか、自然な笑顔ができているかといったことが重要になります。また、メールで他部署や取引先などと連絡を取り合うこともあるため、ビジネス文書におけるマナーを身につけているかどうかも大切です。

また、一般事務の仕事は、社内外を問わずさまざまな人たちと良好な人間関係を作ることで、日々の業務がスムーズに捗りやすくなります。このように、一般事務は常に相手の立場に立って気配りができるかどうかも求められているのです。したがって、周囲の人に手を差しのべてサポートすることが好きで、よく気が利く人が一般事務の仕事に向いていると言えるでしょう。また、周囲の人々が働きやすいようにオフィスの環境を整えるのが好きという人も、一般事務では重宝されます。

一般事務が実際はどのような仕事であるかについて、知ることができたでしょうか。一般事務の仕事は、一見地味に映るかもしれませんが、実はその会社の人々がスムーズに業務を遂行し成果を上げるために欠かせない補助業務なのです。一般事務は、未経験でもチャレンジしやすく、また、仕事を通してさまざまな分野で共通して役立つ基本的スキルも身につけられます。縁の下の力持ち的な仕事が好きな人はぜひチャレンジしてみましょう。

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