未経験でも大丈夫！一般事務職の志望動機の書き方やポイントを紹介

一般事務職の求人に応募する際、経験者であれば既に業務の内容を理解しているため、志望動機を書きやすいです。しかし、未経験者のなかには、どのように志望動機を書けばいいのかわからないという方もいるでしょう。そこで、一般事務職と志望する方や、興味がある方のために、仕事内容や志望動機を書く際のポイント、例文などを解説します。

一般事務とは、データ入力や書類の作成、電話対応といったオフィスワークのなかで最も基本的な仕事を指します。たとえば、売り上げや顧客情報、マーケディングデータなどをパソコンで入力するのは、一般事務の代表的な業務のひとつです。また、請求書や見積書、決算書、議事録、イベントや展示会の案内状といった書類を作成することもあります。電話対応や来客対応を担当することも多いです。事務処理だけにとどまらず、広範囲にわたり業務を行う一般事務は、企業として活動を行うにあたり欠かせないポジションと言えるでしょう。

また、特別なスキルや資格がいらなかったり、未経験でも採用されやすかったりするのも大きな特徴です。定時に退社できることが多いため、プライベートを充実させたいという方からも人気があります。ただし、業務内容は会社や部署により異なるため注意が必要です。顧客情報など特定のデータの入力だけを行う仕事や、専門的な知識やスキルを求められない仕事もあります。一般事務の求人を探す際は、仕事の内容が自分の希望や能力に合っているか慎重に調べましょう。

一般事務職に興味はあるものの、本当に自分に合っているのかわからないという方もいるでしょう。そこで、一般事務を志望する人材に求められる適性について解説します。

事務職の仕事は職場により内容が異なるものの、パソコンに関連する最低限のスキルを備えていれば、問題なくこなせる場合が多いです。事務職を志望するにあたり、データ入力や書類作成、資料のファイリングなど日常的な業務を滞りなく行えるよう、ExcelとWordの基本的な操作方法を覚えておきましょう。たとえば、パソコンのソフトを使ってグラフを作ることができれば、会議資料の作成を依頼される可能性が高くなります。

このように、パソコンスキルは仕事の幅を増やす際にも役立つのです。また、事務職の主な役割は、ほかの社員のサポートに回ることです。そのため、部署に関係なくさまざまな相手とやりとりをする必要があります。スムーズに連携をとるためにも、高いコミュニケーション能力が必要です。どのような立場の相手とも上手に付き合い、円滑な人間関係を築ける人材は、事務職においても重宝されるでしょう。

一般事務の仕事では、特定の資格を求められることは、それほど多くありません。しかし、業務に役立つと思われる資格を取得している場合は、採用担当者へアピールする材料となるでしょう。たとえば、ワープロ検定は一定以上のパソコンスキルが身についていることをアピールできます。データ入力や資料作成などの業務にも役立つ資格です。また、簿記の資格を取得していれば、経理業務を担当することも可能です。

秘書検定を受けた経験があれば、ビジネスマナーが身についている人材として電話対応や来客対応を任されるなど、仕事の幅が広がる可能性があります。海外と取引をしている企業なら、英文のメールを作成したり、英語で電話対応をしたりする機会もあるでしょう。そのため、英検やTOEICといった語学に関する仕事をアピールすると評価につながります。

一般事務職の仕事は、ほかの社員のサポートが中心です。そのため、努力しても目に見える成果が出にくく、結果がわかりづらいことから、人によってはやりがいを感じにくい可能性があります。一方で、他人をサポートするのが好きな方であれは、仕事に対するモチベーションが上がりやすく、長続きするでしょう。また、事務職は社内だけではなく、社外の人とも関わる機会があります。

どのような相手にも丁寧に対応できる方であれば、社内外で良い人間関係を築けるため、会社も安心して仕事を任せられるはずです。万が一、トラブルがあった場合は臨機応変に対応しなければなりません。同時に、事務的な作業も手早く確実に進める必要があります。人柄がよいだけではなく、丁寧な性格であれば、幅広い業務も問題なくこなせるでしょう。逆に、人と接するのが苦手だったり、効率よく作業を進めるのが苦手だったりする場合、事務職をこなすのは難しいと言えます。

事務職の求人へ応募する際は、履歴書などに志望動機を記入する必要があります。志望動機は書類選考や面接の結果を左右する非常に重要な要素のひとつです。ここからは、事務職を目指す方のために、志望動機を書くうえで押さえておくべきポイントを紹介します。

志望動機には大きく分けて、その仕事を選んだ理由と、その企業を選んだ理由の2種類があります。志望動機を書く際には、どちらか一方だけではなく、両方の理由が含まれていなければなりません。どれだけ仕事をしたい理由を詳しく書いても、その企業を志望した理由がわからないと、同じ仕事ができればどこでも構わないのかと思われてしまうおそれがあります。

特に一般事務は、ほとんどの企業にとって欠かせない仕事ですが、業務内容そのものには大きな違いはありません。そのため、その企業を志望する明確な理由が重要な意味を持ちます。志望利用を企業側へ確実に伝えるには、2つの志望動機のうち、どちらが欠けても不十分です。応募する企業の事業内容や経営方針などを念入りに研究したうえで、なぜこの企業が良いと感じたのかをしっかりと記載しましょう。

企業が採用活動を行うには、求人広告を掲載したり、合同説明会に参加したりするなどのコストをかける必要があります。そのため、採用する際は魅力がある人材かを重視しているのです。効果的にアピールするためには、まず企業が求めている魅力のある人物像を理解しなければなりません。たとえば、どれだけ優れた営業スキルを有していても、パソコンのスキルを備えた人材を探している企業には、魅力を感じられないでしょう。

企業が求めている人物像を把握するためには、まず企業のホームページや求人情報を調べて、企業が求めている「魅力」に関するヒントを探してみることが大切です。企業が求めている人材を理解しておけば、自分を採用することでどのようなメリットがあるのか、採用後にどのような活躍ができるのかをアピールできます。

志望動機の書き方は、経験者か未経験者かにより異なるため注意が必要です。まずは経験者が書くべき志望動機の例文を紹介します。

私は事務職を務めた経験を活かし、貴社の一般事務職として活躍したいと思い、応募させていただきました。現職では、資料作成やデータ入力などのサポートを中心とした業務に携わっております。転職活動を開始したのは、現職でさらなるスキルアップを図るのは難しく、より仕事の幅を広げたいと考えたためです。また、貴社では充実した教育制度や研修制度など、中途採用者が働きやすい裁量が行われており、実際に多くの中途採用者が第一線で活躍されていることから、働きやすい環境が整っていると感じました。現職で培ったExcelによる表計算やグラフ作成などの知識や数字への強さは、貴社の業務でも活かせると考えております。

経験者が志望動機を書く際は、自分のスキルがどの程度のレベルなのかが伝わるよう、現職の仕事内容について説明しましょう。たとえば、ExcelやWordのスキルをアピールするには、それらを使った業務の内容を具体的に紹介するのもひとつの方法です。パソコンに関するスキル以外に、簿記などの資格を取得している場合は、その資格をどのようにして業務へ反映できるのかをアピールするという手段もあります。

そのほかにも、来客対応や受付、清掃、給与の計算、備品の管理などは業務に結び付けやすいスキルです。万が一、自分のスキルが足りていないと考えているのであれば、改善に向けて努力をする意志をアピールします。さらに、業務の改善や効率化に貢献したエピソードがあれば、併せて記載しておくとなお良いでしょう。

派遣社員で働くメリットとしては、まず、「応募がしやすい」点が挙げられます。派遣社員の場合、求人広告などで気になる派遣求人を見つけたら、その派遣会社の登録会に参加し登録をするだけで応募完了です。正社員への応募の場合のような、履歴書や職務経歴書などの準備が必要ありません。また、派遣先企業との「面接」という選考試験もなく、職場見学において派遣先企業と派遣希望者との合意が取れれば勤務を開始できます。次に、「勤務先の情報を応募前に知ることができる」点もメリットです。派遣会社に登録すると、自分の希望やスキルと合致した求人情報をあらかじめ見ることができます。

ハローワークや一般の求人広告には出ていない情報も見ることができ、就業先の環境についてもより詳しい情報を見ることが可能です。自分のプライベートと合わせながら働ける環境も見つけやすいでしょう。派遣会社では、自分のスキルを活かせる仕事を担当のスタッフとともに探していきます。よって、自分のこれまでの経験やキャリアが活かしやすいことも派遣社員として働くメリットといえるでしょう。派遣先企業によっては、正社員登用が前提の紹介予定派遣という形態で派遣社員を求めている企業もあります。また、派遣先企業でスキルを活かして活躍できれば、正社員へのキャリアアップが図れる可能性もあります。

また、働きながら派遣元のフォローが受けられることも派遣社員として働くことのメリットでしょう。派遣先で働いていて困ったことや疑問に思うことがあっても、すぐに派遣元の担当者が相談に乗ってくれます。安心して働ける点が大きなメリットなのです。

勤務時間や勤務日数、勤務地など、自分の都合に合わせて派遣先を選べるということもメリットの一つです。自分のライフスタイルに合わせてシフトが組めることも多いので、無理なく働くことができます。

たとえ事務職の経験がなかったとしても、志望動機を通してアピールすることは可能です。ここからは、未経験者が志望動機を書く際の例文を紹介します。

私が貴社に勤めたいと考えた理由は、ホームページを拝見した際に明るく働きやすそうな環境という印象を受けたためです。私自身が周囲の方々の仕事をサポートする業務が向いていると感じたことから、一般事務職を志望しました。事務職は未経験ながら、過去に飲食店で接客のアルバイトを勤めたこともあり、お客様への対応やコミュニケーション能力には自信があります。また、ExcelやWordに関する基本的なスキルも身につけており、一般事務職の業務でも活かせると考えました。入社後は不足しているスキルを取得し、業務の効率化を図りながらサポートに努めたいと思います。

未経験者が一般事務を志望する場合は、アルバイトなどの経験をもとにコミュニケーション能力や対応力、協調性があるという点をアピールしましょう。また、事務職に興味を持ったきっかけや、今後のキャリアについて具体的に記載することも大切です。たとえ未経験でも、パソコンに関する基本的なスキルを備えている場合は、業務に活かせる可能性があります。ExcelやWordはもちろん、PowerPointなど使えるソフトウェアがあれば記載しておくのも効果的です。

また、何のために使っていたのか、どのように勉強していたのかなどを説明すると、より説得力が増します。なお、応募するにあたり給与や福利厚生が気になる人も多いでしょう。しかし、志望動機で待遇や労働環境にばかり触れるのは好ましくありません。未経験者でも企業に貢献できるよう、入社後も成長したいという意欲を示すことが、効果的にアピールするコツです。

一般事務職の志望動機は、業務に役立つスキルや実務経験をアピールすることが大切です。たとえ未経験者でも、パソコンスキルやコミュニケーション能力、前向きさなど業務で活かせる強みが見つかる可能性があります。ただし、自分の強みが活かせるかを判断するには、会社が魅力的と感じる人材について理解しておかなければなりません。会社が求める人物像を正しく理解したうえで、志望動機の内容を考えましょう。

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