オフィスワークの仕事とは？業務の種類や違いなどについて解説
オフィスワークとは、どういった仕事でしょうか。一口にオフィスワークといっても、さまざまな仕事内容があります。それぞれの仕事内容に詳しくなることで、自分の性格やスキルを生かし、やりがいを感じることのできる仕事を探すことができるようになるでしょう。この記事ではオフィスワークの仕事について紹介します。業務の種類や違いについて詳しく説明するので、仕事選びの参考にしてください。
「オフィス」で行う仕事のことを、「オフィスワーク」といいます。働く場所がオフィスであるというだけなので、職種や業務内容は非常に多岐にわたります。オフィスワークの一例としてよく知られている「事務」は、仕事のごく一部にすぎません。オフィスワークの職種と業務内容、必要なスキルや資格などをチェックしていきましょう。
事務といっても、幅広い事務作業を行う一般事務もあれば、それぞれの配属先に紐づいた業務を行う営業事務、総務事務、経理事務などもあります。まず、一般事務とはデータ入力や、書類の作成・整理などを行う仕事です。会社によっては、郵便物や宅配便の仕分け、来客対応などを任される場合もあるでしょう。一般事務は、スキルや資格がなくても働ける場合が多いです。しかし、多くの方に門戸が開かれている一般事務は、それだけ人気が高い仕事ともいえるでしょう。採用されるためには、基本的なパソコン操作やビジネスマナー、社内のあらゆる方と柔軟にやり取りできる人当たりの良さなどが求められます。
営業事務は、営業活動をサポートするための仕事です。社内外に向けた書類作成や、在庫管理、発注管理など業務は多岐にわたるでしょう。また、営業は、得意先や取引先との打ち合わせ、クレーム対応などで動き回ることが多い仕事です。したがって、外出が多い営業職に代わり、営業事務が顧客とやり取りするケースもあるでしょう。顧客からの急な問い合わせに対してスムーズに対応できるよう、営業の取り組みを理解しておかねばなりません。このように、営業事務として働くには、一般事務の内容に加え、営業の知識やスキル、コミュニケーション能力なども重要です。
総務事務は、部門を問わず、社内の全スタッフをサポートする業務です。備品や設備の管理から、株主総会や会社主催のイベントを担当する場合もあります。総務事務として大切なことは、あらゆる状況に応じて臨機応変に対応することでしょう。また、社内外を問わず人と接する業務が多いので、コミュニケーション能力とビジネスマナーも欠かせません。さらに、会社や社員の個人情報を扱う機会も多いので、セキュリティ意識も重要といえるでしょう。
経理事務は、経理関連の事務を担当します。見積書や伝票の作成、仕訳帳へのデータ入力などの仕事が挙げられるでしょう。経理事務として働いている方のなかには、簿記を取得している方も多いです。一般的に、簿記2級レベルで実務に通用できるレベルと言われています。また、資格を取得することで、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などを読み取れ、会社の財務状況がわかるようにもなるでしょう。なお、経理事務は、経理関連の手続きも行います。税金の申告の仕方や社会保険などに詳しくなるために、ファイナンシャルプランナーの資格を取得する方もいます。
人事の仕事は、雇用に関する内容全般といえるでしょう。社内人事や採用活動、労務環境や評価・報酬制度の整備、教育活動などが挙げられます。人材の能力を正しく把握するためには、コミュニケーション能力が高くないといけません。また、社員や就職を希望する学生に対して適切なサポートを行うべく、情報整理力やスケジュール管理力も求められます。
広報は、会社や商品の情報を発信する、いわばPR活動を担当する仕事です。広報として働くには、会社の取り組みを十分理解する必要があるでしょう。社内のあらゆる部署を経験したのちに、広報に配属されたという方もいます。また、積極性も重要です。会社や商品をPRするためには、受け身の姿勢では務まりません。マスコミやSNSなどで積極的に発信をし、自ら企画を提案する方が、広報で成功するでしょう。なお、広報はオフィスワークの仕事ではありますが、ときには、社外の打ち合わせやイベントなどに参加する場合もあります。
法務は、法律に関わる仕事を担当します。契約書の作成や著作権の管理、法的な知識にもとづく消費者や取引先とのトラブル解消、社内コンプライアンスの体制作り・管理など、専門性が高い仕事といえるでしょう。なかには専門的な資格をもたずに法務として働く方もいますが、資格があるほうが、優遇されやすいでしょう。また、資格取得に向けて勉強することで、スキルアップも狙えます。法律に関する資格としては、弁護士や司法書士、行政書士などが挙げられますが、これらの資格の難易度は非常に高いです。専門学校に通うなど効果的な学習方法を選択し、資格取得を目指しましょう。
秘書は、上司のスケジュール管理やサポートを行う仕事です。秘書の仕事内容は、上司の性格や職場環境によって大きく変わります。ときには、おつかいなどプライベートの用事を頼まれることもあるので、柔軟な対応が求められるでしょう。上司が不在の際には、留守を預かるので責任感も重要です。ほかにも、秘書として働くには、上司のスケジュールを調整するためのコミュニケーション能力や管理能力、ビジネスマナーや一般常識なども求められます。
受付は、来客対応や、来客の情報管理をする仕事です。会社にはあらゆる人が訪問してくるので、速やかに、臨機応変に対応することが求められます。また、会議室の予約など、施設や設備の管理を任される方もいるでしょう。パソコンなどの管理ツールをスマートに扱い、業務が滞りなく進むよう努めるのも受付の役割です。受付は「会社の顔」です。ビジネスマナーをもとに、礼儀正しくふるまう方が求められるでしょう。
オフィスワークの一部を例に挙げ、1日のスケジュールを紹介します。毎日同じようなスケジュールで仕事をするわけではありませんが、おおまかな仕事内容を理解するのに役立つでしょう。
9：00に始業開始し、メールのチェックや整理を行い、1日の予定を決めます。午前中は、書類作成をしつつ、来客対応などもこなす必要があります。ときには、担当者に不在のタイミングで重要な電話をとりつぐこともあるでしょう。仕事が分断されることが多々ありますが、自分と周囲の状況を冷静に把握し、効率よく仕事を進めることが重要です。12:00～13:00まではお昼休憩です。午後の仕事に向けて、休憩と気分転換を行います。13:00～13:30に会議室の準備を手早く済ませます。会社によって事務の仕事内容はさまざまです。事務作業ばかりでなく、こういった準備なども求められるでしょう。13:30～17:30は、午前中同様に書類作成に打ち込みつつ、急に依頼されたデータ入力、表やグラフの作成などの仕事をこなします。遅くとも17：30までには業務を終了します。残っている仕事を洗い出し翌日以降の計画を立て、18:00に退社します。
9:00に出社し、朝いちばんに広報活動の展開について、会社の経営部門などをまじえて会議を行います。広報活動の状況は日々変わるので、密な情報共有が重要といえるでしょう。10:00～12:00には、自社Webサイトの更新を行います。広報は、会社の情報を正確に伝えるための役割も担うので、サイトの内容を速やかに修正、または更新せねばなりません。12:00からは、多くの方は休憩を取ることでしょう。しかし、広報は、マスコミや顧客の都合に合わせて臨機応変に対応します。ときには、休憩時間がずれることもあるでしょう。12:00～14:00までマスコミ対応を行い、14:00からようやくランチタイムということも少なくありません。
昼休憩後は、17:00までプレスリリースのチェックを行います。正しい情報が網羅されているか、会社が不利となる情報が書かれていないか詳細にわたり確認します。17:00以降、退社までに余裕がある場合に会社のブログ・SNSを更新します。一般の人向けに会社のPR活動を行うのも、広報の大切な仕事といえるでしょう。なお、通常は18:00には退社しますが、新製品のリリースが迫っているなど忙しい時期は、残業して対応する場合もあります。
複数の上司を担当する秘書もいますが、今回は、一人の上司を担当する場合を例に挙げています。
まず、始業時間よりもやや早めの8：30に出社します。上司よりも先に出社し、部屋の整理整頓やメールのチェックを終わらせ、一日のスケジュールを確認しておくという方も多いでしょう。上司が出社すると、当日のスケジュールを簡潔に伝えます。10:00～12:00まで、会議などで上司が不在になると、かわりに電話やメール対応などを行います。得意先や社内からの問い合わせをまとめ、ときには緊急の内容を臨機応変に上司に取り次ぐケースもあるでしょう。
12:00から13:00の休憩を終え、午後は上司のための雑務から始めます。出張が控えてい場合は、飛行機のチケットや宿泊施設の手配を行います。加えて、先方に渡すお土産の手配など、きめ細やかな対応も求められるでしょう。15:00からは上司と業務について相談します。スムーズに上司のサポートを行うには、関わっている業務に対する理解が欠かせません。続いて、16:00～17:00までは上司に代わって経費処理や各種書類作成などを行い、17:00に上司が外出するとなると、タクシーを手配し見送ります。もし、上司がいない間に緊急の連絡が入ればその都度連絡を入れ、18:00に退社します。
オフィスワークには、事務以外にもさまざまな仕事があります。人事・広報・秘書・法務・受付といった仕事もオフィスワークの一つです。なかには専門的な資格やスキルが必要なものもあるので、仕事に就くための条件を確認するとよいでしょう。また、仕事内容による向き不向きもあるので、仕事内容も調べる必要があります。念入りな情報収集を行い、仕事探しに役立ててください。
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